สำหรับทุกองค์กรธุรกิจแล้วการปกป้องข้อมูลต่างๆ ถือเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดที่ต้องวางแผน เนื่องจากข้อมูลนั้นมีโอกาสศูนย์หาย หรือเสียหายได้ จากปัจจัยหลายๆ อย่างไม่ว่าจะเป็นความผิดพลาดของผู้ใช้งาน ความเสียหายจาก Hardware ความเสียหายจาก Virus หรือ Malware, ความเสียหายจาก ภัยพิบัติ ต่างๆ ซึ่งมีคำแนะนำ 10 ข้อสำหรับพิจารณาดังนี้ ในการเริ่มต้นกระบวนการสำรองข้อมูล จนจบขั้นตอน
1. ค้นหาข้อมูล Solution การทำ Backup จาก Google หรือขอข้อมูลคำแนะนำกับ ตัวแทนขายระบบสำรองของมูล Backup Software Reseller หรือ System Integrator ต่าง เพื่อให้คำแนะนำหรือนำ เสนอ Solution Backup ทีมีอยู่
2. เลือก Solution Backup ที่เหมาะสมกับการใช้งานของธุรกิจ หรือระบบที่มี อยู่เช่น เป็นระบบ OS Windows หรือ Linux ติดตั้งบน Physical Server หรือ VM มีการใช้งาน Database เพิ่มเติมอย่าง MS SQL, MySQL มีระบบ Email Exchange , SAP ด้วยหรือไม่ ซึ่ง Solution Backup ที่เลือกต้องรองรับ ระบบที่เรามีอยู่ รวมถึงถ้ามี ระบบที่ต้องการ Backup จำนวนมาก Solution Backup ควรสามารถทำงานแบบ Centralize คือบริหารจัดการจาก Console เดียวได้เพื่อให้ง่ายในการดูแล Solution ที่แนะนำก็อย่างเช่น NovaBACKUP , Veritas, Acronis
3. เลือกว่าจะเก็บสำรองข้อมูลไปที่ใด เช่น Tape, NAS, SAN, Removable Hard Drives, Cloud, or Optical Media
4. พิจารณาว่า ข้อมูลสามารถยอมรับการศูนย์หายได้ระยะเวลาขนาดไหน ซึ่งตรงนี้ เป็นส่วนสำคัญในการพิจารณา รูปแบบการ Backup ว่าเป็นลักษณะ Daily เป็นแบบ Continues ซึ่งขึ้นอยู่กับความสำคัญของข้อมูล ถ้าข้อมูลไม่สามารถศูนย์หายได้เลย ก็ต้องเป็น ลักษณะ Continues Backup หรือ Replication ซึ่งจะทำการสำรองข้อมูลทันที ที่มีข้อมูลใหม่เกิดขึ้น แต่ถ้าเราเลือกแบบ Daily เช่น ทุกๆ วันช่วง เที่ยงคืน ในกรณีที่ข้อมูลเกิดเสียหายระหว่างวัน ข้อมูลล่าสุดที่จะกู้ได้จะเป็นคืนก่อนหน้านั้น แต่ละหว่างวันจะไม่มีเนื่องจากยังไม่ได้ทำ Backup ไว้
5. พิจารณา ว่าธุรกิจสามารถดำเนินการอยู่ได้นานขนาดไหน ในระหว่างกู้คืนข้อมูล ซึ่ง Solution การ Backup มีความแตกต่างในระยะเวลากู้คืนข้อมูลไม่เหมือนกัน อย่างการทำ Offsite Backup หรือ Cloud Backup ย่อมต้องใช้เวลานานในการกู้คืนกลับข้อมูลเนื่องจากผ่าน WAN หรือ Internet ซึ่งขึ้นอยู่กับ Bandwidth Link ที่ใช้งาน ในขณะที่ Local Backup ก็จะทำได้เร็วกว่าผ่าน ทาง LAN, USB หรือ Backup ที่เก็บบน Disk เดียวกันจะยิ่งเร็ว รวมถึงความเร็วของ Disk ก็มีส่วนด้วย
6. วางแผนการทำ Backup Strategy
– ฺBackup บ่อยขนาดไหน เป็น Hourly, Daily, Weekly, Monthly
– Backup แบบไหน File Backup vs. Image Backup, Full vs. Incremental vs. Differential
– Backup ไปเก็บที่ไหน Local, Offsite, Cloud Backup
– อุปกรณ์ ที่ใช้สำรองข้อมูล ถึงแม้จะมีทำสำรองข้อมูลไปเก็บที่ Cloud แต่ยังไงก็ควรมีการเก็บบน Local เพื่อความรวดเร็วในการกู้คืนข้อมูล
– ความปลอดภัยของข้อมูล Security Requirements เช่นการเข้ารหัสข้อมูลที่เก็บใน Storage หรือการเข้ารหัสข้อมูลระหว่างทาง during transmission แต่แน่นอนว่าการเข้ารหัสข้อมูลก็ใช้เวลาในการ Backup มากขึ้นกิน Resource ของ CPU มากขึ้นด้วย
– Data Retention ระยะในการเก็บข้อมูลไว้ ขึ้นอยู่กับชนิดของข้อมูล และข้อกำหนดตามกฏหมาย
7.หลัง จากเลือกระบบ Backup Software, อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล และแผนในการทำสำรองข้อมูลได้แล้ว ก็เป็นขั้นตอนการติดตั้งและใช้งาน ซึ่งอาจจะจ้างบริษัท ที่ขาย Solution ทำการติดตั้งให้ หรือให้ทางผู้ขายอบรมการใช้งานและติดตั้งเอง
8. วางแผนการกู้คืนระบบ Set Up a Disaster Recovery Image Backup ในขณะที่การทำ File Backup ช่วยปกป้องข้อมูล Data ในส่วน Image Backup จะช่วยป้องกันทั้งระบบ ทั้ง operating system, applications, settings, bookmarks และ files ซึ่งทำให้ระบบกลับมาเหมือนเดิมก่อนที่จะเกิดปัญหา จากทั้ง Hardware พัง หรือจากการติด Virus
9. ป้องกันระบบจากภัยพิบัติ Natural Disasters สำหรับในกรณี ไฟไหม้, น้ำท่วม , แผ่นดินไหว , จลาจล หรือการประท้วง จำเป็นที่จะต้องมีการสำรองข้อมูลออกมาเก็บภายนอก ไม่ว่าจะเป็นการใช้ Tape Backup, External Harddisk, การใช้ฟังชั่นของ NAS to NAS Replicate, การทำ Offsite Backup ด้วย Software ต่างๆ ที่รองรับการทำ Backup ผ่าน WAN ซึ่งสามารภจัดการ Bandwidth และเข้ารหัสได้ หรือใช้ Cloud Backup ที่มี Software Agent มาให้เลยสำหรับติดตั้งและ Backup ข้อมูลไปเก็บยัง Cloud
10. ทดสอบระบบ Backup การ Test เป็น สิ่งสำคัญที่สุดคือการทดสอบ ว่าข้อมูลที่ Backup อยู่นั้น สามารถนำกลับมาใช้ได้จริง และใช้เวลากู้คืนเท่าไหร่ เพื่อความมั่นใจ ควรทำการทดสอบอย่างต่อเนื่อง